L’employeur est tenu d’accomplir certaines formalités lors de l’embauche d’un salarié. Le non-respect de ces obligations administratives est passible de sanction. À la base, la relation contractuelle entre un employeur et un employé est formalisée par un contrat de travail. Le contrat de travail est une convention qui lie l’employeur à son employé. L’accord en question est assorti d’un engagement pour le salarié de mettre à la disposition de son employeur son activité moyennant une rémunération. Les autres formalités viennent ensuite renforcer ce contrat de travail pour parfaire la relation contractuelle entre les deux parties.
La déclaration préalable à l’embauche
Toute embauche d’un salarié est soumise à une déclaration obligatoire. Cette obligation est valable, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise employeur, sa taille et ses activités. Les employeurs particuliers sont également soumis à ces formalités obligatoires de l'employeur. Il s’agit d’une formalité préalable et obligatoire avant toute procédure d’embauche. L’employeur souhaitant embaucher un salarié a comme interlocuteur direct l’URSSAF et la MSA. Il doit ainsi effectuer la déclaration auprès de ces organismes avant la mise au travail de ses employés. Pour les employés régis par le régime général de sécurité sociale, la déclaration se fait à l’URSSAF et auprès de la MSA pour le secteur agricole.
L’établissement d’un contrat de travail
La signature d’un contrat de travail figure parmi les formalités obligatoires de l'employeur. Il s’agit d’une formalité d’embauche comportant les différentes clauses et les précisions dans le cadre de l’exécution du contrat. Ce contrat comporte généralement les horaires de travail, le lieu d’exécution du travail, les différentes clauses, la rémunération relative au poste occupé par le salarié ainsi que les différents avantages. Lors de la conclusion du contrat de travail, l’employeur peut être une personne physique comme les particuliers ou une personne morale à l’instar des sociétés. Tout contrat de travail doit être écrit, sauf pour le cas d’un contrat à durée indéterminée à temps complet.
L’inscription au registre unique du personnel
Tout employeur est tenu de détenir un registre du personnel du fait que cette obligation figure dans la liste des formalités obligatoires de l'employeur. Cependant, la détention de ce document est facultative pour un particulier employeur. Tous les salariés, les intérimaires, les volontaires, les stagiaires sont à inscrire dans ce registre unique du personnel. Cette tenue de registre sert de traçabilité des embauches et des débauchages du personnel de l’employeur. Il doit ainsi être mis à jour en fonction de l’arrivée d’un nouveau collaborateur et du départ d’un autre. Le document comporte également les informations sur la personne du salarié.
